Här kan du begära att få ta del av allmänna handlingar från Upplands-Bro kommun
Du har rätt att ta del av allmänna handlingar så länge uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.
När du skickar in en begäran till kommunen blir även din begäran normalt en allmän handling. De personuppgifter som lämnas i e-tjänsten behandlas av kommunen för att kunna handlägga och administrera din begäran om allmän handling. Behandlingen sker med stöd av rättslig förpliktelse och myndighetsutövning enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
Att få kopior av handlingar kan i vissa fall innebära en avgift.
Din begäran behöver vara tillräckligt tydlig
För att kommunen ska kunna handlägga din begäran skyndsamt behöver den vara tillräckligt preciserad. Det är större chans att kommunen kan hitta den handling du efterfrågar om du kan uppge:
- diarienummer,
- namn på ärendet,
- vad ärendet gäller eller
- ungefärlig tidsperiod.
Kommunen är skyldig att hjälpa till att identifiera allmänna handlingar, men inte att genomföra omfattande efterforskningar eller utredningar för att ta fram information.
Om begäran är alltför generell eller innehåller för lite information kan kommunen behöva be dig komplettera den.
Rätt att ta del av allmänna handlingar
En allmän handling är en handling som förvaras hos kommunen och som har kommit in till eller upprättats hos kommunen.
Exempel på allmänna handlingar kan vara:
- beslut
- protokoll
- avtal
- bygglovshandlingar
- upphandlingsdokument
- e-post
Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Varje begäran prövas därför individuellt.
Du har rätt att:
- begära ut handlingar utan att ange skäl
- vara anonym
- ta del av handlingar på plats utan kostnad
- få kopior mot avgift
Handlingar som omfattas av sekretess
Vissa uppgifter i allmänna handlingar kan omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess kan bland annat gälla uppgifter som rör:
- enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden,
- socialtjänst,
- elevhälsa,
- säkerhetsfrågor eller
- uppgifter där ett utlämnande kan skada allmänna eller enskilda intressen.
Kommunen gör alltid en individuell sekretessprövning innan handlingar lämnas ut.
Avgifter
Kommunfullmäktige har beslutat om en taxa för kopior av allmänna handlingar. Avgift kan tas ut både för papperskopior och digitala kopior.
Att läsa handlingar på plats hos kommunen är kostnadsfritt.
Aktuell taxa hittar du här
Begäran om e-postlogg eller e-postmeddelande
En e-postlogg är en förteckning över in- och utgående e-post som skapats i en e-postserver och används för att hålla ordning på kommunens e-post. Loggen är en allmän handling och kan begäras ut. Den innehåller ungefär:
- avsändare
- mottagare/adressat
- datum och tid
- ärende eller ämnesrad
Själva e-postmeddelanden som skickas till och från eller inom kommunen är en allmän handling om meddelandet förvaras i kommunen och har kommit in till eller upprättats i kommunen. E-post kan dock ha hunnit gallras eller utgöra internt arbetsmaterial. När kommunen får eller skickar e-post som är relevanta för ett visst ärende diarieförs den i regel i ärendet i diariet och gallras från e-postprogrammet.
Leveranssätt
Kommunen har inte någon skyldighet att lämna ut handlingar via e-post men strävar efter att göra det när det är möjligt och lämpligt. Hur handlingarna kan levereras beror på innehållet i handlingarna och vilka krav som gäller för sekretess, integritet och informationssäkerhet. Handlingar kan lämnas ut via e-post, säker digital överföring, vanlig post eller på plats hos kommunen.
För vissa handlingar kan kommunen behöva säkerställa mottagarens identitet innan utlämnande sker, exempelvis genom inloggning med BankID eller uppvisande av legitimation. Om handlingarna innehåller uppgifter som inte kan lämnas ut elektroniskt kan vissa uppgifter behöva maskeras innan de skickas eller så kan ett annat leveranssätt behöva användas.
Vill du vara anonym?
Du har rätt att vara anonym när du begär ut allmänna handlingar. För att använda e-tjänsten behöver du dock ange en kontaktuppgift så att kommunen kan kommunicera med dig om din begäran. Kontaktuppgiften behöver inte avslöja din identitet.
I vissa fall kan kommunen behöva ställa frågor för att kunna bedöma om en handling kan lämnas ut. Du väljer själv om du vill lämna sådan information.
Om du inte vill lämna några kontaktuppgifter alls kan du i stället kontakta kommunen via kontaktcenter på telefon 08-581 690 00.